1. Переведены ли ваши сотрудники на удаленный режим работы? Все или часть?
В начале марта на удаленную работу перешли около 2/3 наших сотрудников. Сейчас, с объявлением режима всеобщей изоляции, 99% сотрудников МойОфис работают из дома, за исключением тех, чья работа не может быть выполнена дистанционно — например, сервисных менеджеров. Мы сделали все для того, чтобы наш офис был максимально безопасным для тех сотрудников, которые в силу своей профессии не могут работать удаленно. Установили на входе диспензеры со спиртосодержащей жидкостью, все поверхности регулярно дезинфицируются. Кроме того, мы своевременно разослали всем сотрудникам правила поведения в общественных местах и держим в курсе новостей относительно передвижений по городу.
2. С какими трудностями вы сталкиваетесь?
Происходящие сейчас изменения учат достигать результатов в новых для нас условиях. До текущей ситуации мы почти не работали с удаленными сотрудниками, и для нас это действительно новый опыт построения процессов в компании. Мы обеспечиваем коллег необходимыми средствами связи и проводим встречи так же интенсивно, с той лишь разницей, что участники находятся у себя дома. В целом, у многих IT-компаний получается выстроить процессы дистанционно и при этом эффективно добиваться поставленных целей.
Безусловно, после снятия ограничений, связанных с коронавирусом, в корпоративной культуре многих компаний произойдут некоторые изменения. Однако сложно сказать, какие именно, поскольку пока нет ясности, сколько еще продлится изоляция. Месяц, наверное, мало что поменяет.
3. Появились ли «новые правила игры» (дополнительные отчеты, частые коммуникации и т.д.)? Какие?
Из-за необходимости перевести часть работ в удаленный формат мы, как и многие, переориентировали процессы, связанные с собеседованиями — например, интервью проводим дистанционно. Новички, которые стали частью команды в феврале-марте, проходят усиленную адаптацию, в удаленном формате с ними чаще взаимодействуют HR-менеджер и непосредственный руководитель.
В остальном мы продолжаем эффективно трудиться, просто уже из дома. Ведь платформа МойОфис изначально рассчитана на то, что работать можно где угодно и на чем угодно. Поэтому мы все также обсуждаем рабочие вопросы в чатах, созваниваемся, когда возникает что-то срочное, а самое главное — мы продолжаем делать наш продукт лучше.
4. Что мотивирует вас быть эффективным «вдали от офиса»?
По моему опыту самые эффективные команды формируются из вовлеченных сотрудников. Из тех, кому не все равно, кто болеет за общее дело, кто ориентирован на продуктивность и результат. На сегодняшний день в нашей компании более 80% вовлеченных сотрудников, и я рада быть частью такой команды.
5. Если вы руководитель, поделитесь секретами работы с удалённой командой.
Мы собрали для своих сотрудников несколько важных рекомендаций и готовы ими поделиться:
— Проветривайте помещение. Если выходить из дома нельзя, нужно обязательно проветривать и насыщать мозг кислородом. А ещё можно гулять на балконе.
— Двигайтесь. Когда вы работаете в офисе, то как минимум тратите свои силы на то, чтобы добраться до него. А чтобы не болела спина, весы не показали +20 килограммов, а мозг хорошо думал, двигайтесь даже дома. Делайте простейшие физические упражнения хотя бы 30 минут в день.
— Организуйте рабочее место. Совет простой: не работайте там, где обычно отдыхаете. Сначала кажется, что самое классное в таких условиях – работа, лежа в кровати или вообще, как угодно. Но вы очень быстро поймёте, что в кровати лучше все же спать, в крайнем случае — смотреть сериалы. А вот настраиваться на рабочий лад — так себе. Место сна и отдыха должно им и остаться.
— Отдыхайте и работайте по графику. При удаленной работе домашние и рабочие обязанности смешиваются. Поэтому важно не только выделенное место для работы, но и определённое время для выполнения задач. Иначе вам будет казаться, что поработать можно всегда — и тогда вы быстро выгорите. Зафиксируйте график. Работайте в то же время, когда привыкли работать в офисе — с 8 до 17 или с 11 до 20, возможны и другие варианты. Не тратьте время на уборку и другие бытовые штуки в разгар рабочих задач. Лучше запланировать себе время на отдых, дела по дому, общение и т.д.
— Не забывайте устраивать перерывы, чтобы поесть. В офисе ведь вы обедаете и регулярно бегаете за чаем и кофе — здесь то же самое. Главное — не перебарщивать. А то см. пункт 2 — и привет, лишние килограммы.
— Планируйте работу. Нужно организовать все так, чтобы процесс не отличался от того, как это происходит в офисе. Не нужно переносить рабочие задачи на потом только потому, что никто не видит, чем вы заняты. Так сбивается рабочий режим, и все сливается в один длинный день.
— Созванивайтесь с коллегами и будьте на связи. Важно общаться с командой, с голосом и видео, и обсуждать не только рабочие вопросы, но и что-то происходящее вне дедлайнов и проектов. Особенно это важно сейчас, когда внешний мир ограничен стенами квартиры.
— Не отвлекайтесь и/или минимизируйте отвлечение. Поговорите с родными. Объясните близким людям, что работа дома — такая же работа, и это не значит, что вы свободны делать всё, что угодно в рабочее время. Да, свободы и гибкости больше, но рабочие задачи все равно никуда не денутся.
6. Посоветуйте книги по этой теме.
Наверное, самые популярные книги на тему удаленной работы:
— "Remote. Офис не обязателен" Д. Хейнмейер Ханссон и Д. Фрайд.
— М. Бьяуго и Д. Милн «Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой».
— К. Ресслер и Д. Томпсон «Офис в стиле фанк».
— Я. Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд».
— С. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
1. Переведены ли ваши сотрудники на удаленный режим работы? Все или часть?
Практически все сотрудники «Лаборатории Касперского» в офисах по всему миру переведены на удалённый формат работы.
2. С какими трудностями вы сталкиваетесь?
Основная трудность понятна – это отсутствие личных коммуникаций с партнёрами и заказчиками. Совершенно очевидно, что в работе сейлов и партнёрского отдела личный контакт порою очень важен. Однако современные средства общения позволяют максимально, насколько это возможно, воспроизвести эффект личной встречи. Так что, я думаю, мы привыкнем к этим временным трудностям. Тем более, что мы как международная компания и компания, присутствующая во всех регионах России, уже давно практикуем удалённый формат взаимодействия.
3. Появились ли «новые правила игры» (дополнительные отчеты, частые коммуникации и т.д.)? Какие?
Да, при отсутствии возможности быстро обсудить вопросы в курилке очень важно поддерживать связь с командой, иначе теряется единое информационное пространство. Поэтому на регулярной основе проводим онлайн-встречи с разными командами, фиксируем договорённости, немного формализовали отчёты о результатах.
4. Что мотивирует вас быть эффективным «вдали от офиса»?
Меня лично мотивирует то, что, как и прежде, моя работа, работа моей команды, и в целом нашей компании нужна нашим заказчикам: как простым людям, так и бизнесу. В текущих условиях удалённой работы и панических настроений циничные киберзлоумышленники всех мастей не только не снизили свою активность, а наоборот активизировались, используя сложившуюся ситуацию. А значит наши решения, советы, возможности по обучению и повышению киберграмотности как никогда нужны сейчас. Не знаю, долго ли это продлится, но сейчас я вижу, как все подразделения Лаборатории не только не снизили свою эффективность, но наоборот, мобилизовались и необыкновенным образом активизировались.
5. Если вы руководитель, поделитесь секретами работы с удалённой командой.
Секретов тут особых нет. Необходимо поддерживать в команде уверенность, что их работа по-прежнему нужна …вернее, нужна сейчас больше, чем когда-либо. Кроме того, конечно же, у некоторых возникают трудности с тем, чтобы заставить себя отключиться от семьи, домашних дел. Порою трудно бывает осознать, что это не отпуск, а полноценный рабочий процесс. С такими сотрудниками мы проводим воспитательную работу, определяем с ними четкий график, в рамках которого они должны быть всегда на связи и готовы быстро отреагировать на возникающие вызовы.
6. Посоветуйте книги по этой теме
Книги подобного толка не приходилось читать, но мы с коллегами недавно обсуждали в шутку, что ждём появления новомодных вебинаров и онлайн-марафонов, которые будут вести бывшие заключенные. Уж им-то есть, что рассказать о жизни на карантине и в замкнутом пространстве. И вот на следующий день после этого разговора я прочел, кажется на BBC, интервью с людьми, которые долгое время находились под домашним арестом. Так что в каждой шутке – лишь доля шутки.
7. Пересылайте фото с запоминающимися моментами #удаленочки.
Фотографий нет, но есть интересное наблюдение. Для того чтобы максимально воссоздать эффект личных встреч, мы практикуем режим видеоконференций. И очень интересно наблюдать, как по-разному к этим встречам и к удалёнке подходят люди. Кто-то работает, не вставая с кровати, а кто-то выделил себе полноценное рабочее место, пытается воссоздать офисную атмосферу. Кто-то приходит на видеозвонок чуть ли не в пижаме, а кто-то бреется, причесывается, красится перед совзвоном. За этим действительно очень интересно наблюдать. К тому же эти наблюдения и анализ происходящего позволяют отвлекаться от тревожного новостного фона, что тоже немаловажно. Кстати, совершенно очевидно, что те, кто погружен в работу, более спокойно реагируют на происходящее, так что работа – отличное лекарство от стресса. Рекомендую всем, кому сложно замотивировать себя на работу на удаленке, подумать над этим))))
Для руководителя быть проактивным в текущей ситуации – единственная мера сохранения персонала и бизнеса.
Еще до объявления путинских каникул, мы готовились к дистанционной работе. Но больше морально, потому что технически были уже подкованы.
В «выходную» рабочую неделю весь коллектив был полностью переведен на home office. Желающие могли забрать компьютеры домой. Вопрос с обеспеченностью телефонной связью также не стоял: в компании IP-телефония – при подключении к Интернету можно быть на связи в любом месте. Плюс к своему внутреннему номеру привязали мобильные, а в них установили мини-АТС. В целом по технической части для PR-услуг и редакции нет разницы, из какой точки мира работать: CRM («Битрикс 24»), базы данных и сайт – всё находится в «облаке».
С технической частью «удаленки» разобрались. А что делать с управленческими механизмами? У нас в компании уже давно проповедуют несколько принципов, которые в текущем режиме мне очень помогают контролировать сотрудников.
Практически год назад мы внедрили элементы Agile. Так, у нас по каждому подразделению, проблеме созданы чаты – сейчас они в «Битриксе». Также есть чаты для руководителей отделов. Там выкладываются отчеты о проделанной накануне работе и планах на этот день. Для компании, штат которой составляет порядка 50 человек, даже такой примитивный механизм позволяет синхронизировать действия и двигаться в одном направлении. Есть правила дистанционной работы по клиентам: как определить, можно ли прорабатывать клиента через его карточку.
В целом для бизнеса, связанного с производством медиа, консалтинговыми PR и лоббистскими услугами, дистанционная работа не является каким-либо затруднением. Рассчитываем, что новые условия работы позволят нам отказаться от каких-то старых привычек и стать даже более рентабельными, чем до кризиса.
